総会資格者（99名）へ書面総会用「表決書」を送付しました

4月3日（当初予定5日を繰り上げ）、令和3年度の会計監査が終了しました。今日4日、16日の書面総会に向け会員代表の総会資格者99名に「表決書提出依頼、表決書、総会資料、総会資料の補足説明資料」を送付しました。

総会資料、総会補足説明資料は、昨年度の総会資料を書面総会用に改善し、総会の関心度をさらに向上させるようにしました。昨年同様素晴らしい議決結果を期待しています。

八清親和会の書面総会資料は、通常総会では出席した総会資格者に会場で説明・質疑応答を受ける対面総会に対し、書面総会は、総会資格者が各自で総会資料を読んで表決をするため、解からず、表決の委任をしたり、賛否を記載しない白紙提出が出る可能性があります。これをなくすため、令和3年度の活動実績のポイントを総会資料に記述したり、決算実績の予算に対し収支が大きく増減している項目の理由等の説明、また、令和4年度活動計画を分かり易く図にし、予算計画の趣旨等を説明した「総会資料の補足説明資料」を昨年同様添付しました。また、表決前に問い合わせや疑問に直接答えたり、説明する専門窓口も昨年同様設けています。これにより表決委任”ゼロ”、白紙提出”ゼロ”を目指しています。

また、八清親和会は、書面総会で「表決委任」などはあり得ないと思っています。なぜならば、委任状は総会を欠席する場合に必要なことで、書面総会の場合は総会資格者全員資料を配布するため、全員が総会出席となる事になります。したがって、表決委任が出ることは、総会資料を読んでも解からないか、総会に全く関心が無いかのどちらかと思われる。書面総会は、まずこれをなくすことが重要です。皆さんの書面総会はいかがですか！